W wielu zastosowaniach systemów obiegu dokumentów wymagane jest podniesienie poziomu zabezpieczeń i o ochrona przed niepowołanym dostępem do dokumentów jak i do wszelkich operacji wykonywanych na dokumentach. Zabezpieczenie hasłem, to tylko pierwszy krok, na drodze do uzyskania wyższego poziomu bezpieczeństwa. Jednak, aby hasła skutecznie spełniały swoją funkcję, użytkownicy powinni przestrzegać określonych zasad, związanych z właściwym posługiwaniem się hasłami. Hasła są skuteczne pod warunkiem częstej ich zmiany i zachowaniu poufności. Niestety, nie zawsze jest to zabezpieczenie wystarczające.

Skutecznym, a jednocześnie przyjaznym dla użytkownika rozwiązaniem, jest wykorzystanie kart magnetycznych lub jeszcze lepiej, tzw. kart chipowych.

Karty wydawane użytkownikom zawierają ich "klucze" do systemu. Informacja zapisana na karcie identyfikuje użytkownika i określa jego uprawnienia w systemie. Sposób wykorzystania zależy od konfiguracji systemu i oczekiwań użytkowników. Karty mogą zabezpieczać proces logowania do systemu oraz dostęp do określonych funkcji. Wykonanie takich funkcji jak przekazanie dokumentu, potwierdzenie odbioru, podgląd załączników staje się niemożliwe bez umieszczenia karty w specjalnym czytniku. Rozpoczynając pracę, użytkownik wkłada kartę do czytnika a opuszczając stanowisko zabiera ją ze sobą. Program, przed wykonaniem poleceń, weryfikuje dane użytkownika zapisane na karcie. W przypadku braku karty lub stwierdzenia niewłaściwej karty, użytkownik jest automatycznie odłączany a odpowiedni komunikat wędruje do administratora systemu.

Dok-Navigator może współpracować z różnymi rodzajami czytników kart chipowych podłączonych do komputera użytkownika.