Kancelaria - elektroniczna rejestracja i przekazywanie korespondencji przy wsparciu aplikacji dok-Navigator (systemu obiegu dokumentów)
Opis systemu
System został zaprojektowany w celu zarządzania strumieniem korespondencji przepływającej przez poszczególne komórki instytucji. Korespondencja napływająca z zewnątrz oraz korespondencja wychodząca rejestrowana jest na stanowiskach kancelaryjnych. Stanowiska te następnie dekretują korespondencję na poszczególne sekretariaty, gdzie z kolei pisma dołączane są do istniejących lub nowych spraw, przypisanych poszczególnym referentom.
Istotnym elementem, jest możliwość rejestrowania w systemie wraz z dokumentami od razu ich elektronicznych obrazów.
Wdrożenie jest ułatwione, ze względu na to, że do uruchomienia wymagane jest jedynie określenie stanowisk biorących udział w wymianie korespondencji, nie ma natomiast potrzeby definiowania procesów wymaganych na potrzeby systemu obiegu dokumentów.
Dodatkowo, system rejestracji korespondencji może być pierwszym krokiem na drodze do pełnego systemu, krokiem w którym rozpoznawane są węzły i przebiegi poszczególnych procesów. Gromadzony materiał w postaci śladowania wykonywanych operacji upraszcza kolejne kroki przy przechodzeniu instytucji do w pełni elektronicznego systemu obiegu dokumentów.
Podstawowe zadania realizowane przez system to:
- zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą
- sporządzanie dzienników korespondencji
- dekretacja na działy
- zakładanie spraw i tworzenie sygnatur
- przedzielanie referentów, - dołączanie pism do spraw
- przekazywanie korespondencji
- wspomaganie wysyłki pocztą
System ten może pracować samodzielnie lub być traktowanym jako "pierwszy krok" na drodze do wdrożenia pełnego systemu obiegu dokumentów.
Korespondencja
Obsługę korespondencji wykonuje moduł "Kancelaria". Moduł ten jest specjalizowany na potrzeby rejestracji napływającej korespondencji. Rejestracja dokumentów może być wykonywana w sposób ręczny lub automatyczny. Moduł komunikuje się z bazą korespondentów - pobiera z niej informacje, zapisuje i modyfikuje wpisy.
System prowadzi własną bazę danych kontrahentów. Korespondencja może zostać oznaczona sygnaturą sprawy, której dotyczy i automatycznie do sprawy dopisana. Interfejs do modułu zarządzającego nadawaniem sygnatur pozawala na dostęp do listy zarejestrowanych spraw, referentów oraz na tworzenie nowych sygnatur wg zdefiniowanego wzorca.
Moduł korzysta z Rzeczowego Wykazu Akt. Rzeczowy Wykaz Akt stanowi podstawę dla automatycznego tworzenia nowych sygnatur. Użytkownik może go modyfikować dostosowując budowę i zawartość do własnych potrzeb.
Podstawowe funkcje:
- rejestracja korespondencji
- dołączanie wielostronicowych, elektronicznych obrazów dokumentów
- wykorzystanie Rzeczowego Wykazu Akt na potrzeby oznaczania dokumentów
- rejestrację nadawców pism w bazie danych korespondentów
- prowadzenie słowników tematów pism, korespondentów, działów przedsiębiorstwa
- wydruki rejestrów pism
- wydruki zestawień z określanych przez użytkownika zestawów danych
- wydruki potwierdzeń
- automatyzacja czynności w oparciu o typ i kategorię korespondencji
- automatyczne wykonanie wielu czynności a w szczególności o zapis kodu komórki/wydziału o rejestrację nazwiska, imienia osoby rejestrującej o zapis daty rejestracji o nadanie numeru rejestrowanej korespondencji
- dekretację dokumentu do departamentu/działu/pracownika
- edycję określonych pól zapisu
- przekazanie dokumentu do adresata
Rejestracja dokumentu
Zakres rejestrowanych danych obejmuje informacje związane z dokumentem, takie jak data nadania, forma wysyłki, załączniki, dane korespondenta i wiele innych.
Korespondencja rejestrowana jest w postaci elektronicznych wykazów na podstawie których wykonywane są wydruki książki korespondencji wychodzącej.
Wspomaganie wysyłki pocztą
Poza rejestracją wszystkich danych związanych z korespondencją, takich jak adresat, sygnatura sprawy, data nadania, itp., aplikacja oferuje wsparcie dla czynności związanych z wysyłką poczty. Wspomaga wyliczanie wartości przesyłek w zależności od ich wagi, drukuje książkę pocztową oraz automatyzuje numerowanie wysyłanej korespondencji. Możliwe jest drukowanie kopert i sporządzanie zestawień.
Internet
Zgromadzona informacja może być dostępna za pomocą przeglądarki internetowej. Użytkownicy, po autoryzacji przez serwer systemu, uzyskują dostęp do bazy danych. Udostępniane mogą być dokumenty wraz z informacją o położeniu dokumentu i historią przetwarzania.
Uruchamianie programu i wymagania odnośnie systemu operacyjnego
Uruchamianie systemu odbywa się za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Użytkownik po podaniu hasła i pozytywnej weryfikacji uzyskuje dostęp do zgromadzonych zasobów. Aplikacja stworzona została z wykorzystaniem języka Java i jest dostępna zarówno dla systemów operacyjnych z rodziny MS Windows jak i Linux.
Administracja systemem
Rozbudowany moduł administracyjny ułatwia administratorom modyfikację ustawień systemu, zarządzanie użytkownikami oraz pobieranie informacji statystycznych.
zadaj pytanie >>