Baza Dokumentów

Zgodnie z najnowszymi trendami w dziedzinie zarządzania za podstawowy zasób gospodarczy nie uważa się ani kapitału, ani zasobów naturalnych, ani nawet pracy, lecz wiedzę. Aby przedsiębiorstwo mogło funkcjonować w sposób pozwalający na maksymalne wykorzystanie swojego potencjału, należy stosować procedury umożliwiające optymalny – z punktu widzenia przejrzystości, wydajności i dostępności – przepływ informacji. Menedżerowie nawet najbardziej dynamicznie rozwijających się firm twierdzą, że mogliby osiągać jeszcze lepsze wyniki, gdyby udało się usprawnić przepływ informacji w ich przedsiębiorstwach. Wiele kosztownych pomyłek pracowników wynika z nieposiadania w danym momencie odpowiedniej wiedzy – wiedzy, która często jest teoretycznie dostępna, jednak dotarcie do niej zajęłoby zbyt dużo czasu (przeszukiwanie stosów teczek, konsultacje z pracownikiem, który jest akurat nieosiągalny, itd.). Bolączką niejednego menedżera jest odejście z firmy osoby posiadającej ogromną ilość ważnych informacji (w szczególności natury organizacyjnej), które trudno przekazać jej następcy, gdyż nie są one w żaden sposób udokumentowane. Innym często spotykanym problemem jest wielokrotne wyważanie otwartych drzwi, tzn. niewykorzystywanie raz już opracowanych w firmie rozwiązań z powodu braku wiedzy o nich lub szybkiego dostępu. Zoptymalizowany przepływ informacji pozwala unikać wyżej wymienionych problemów, a w konsekwencji poprawić wyniki przedsiębiorstwa.

Doskonałym remedium na wymienione w poprzednim akapicie problemy jest "Baza Dokumentów". W przedsiębiorstwie stosującym tradycyjne metody zarządzania dokumentami większość istotnych informacji znajduje się w papierowych dokumentach. Jednak, aby do nich dotrzeć, potrzebna jest dodatkowa wiedza o ich lokalizacji (która notabene może się często zmieniać, bo np. ktoś akurat zrobił porządek z leżącą w kącie stertą papierów, albo oczyścił zaśmiecony pulpit komputera). Głównym założeniem "Bazy Dokumentów" jest scentralizowany, elektroniczny magazyn dokumentów, gromadzonych w specjalnie do tego przeznaczonej bazie danych, oraz mechanizm kontroli wersji. Dzięki temu system umożliwia szybki i łatwy dostęp do wszystkich dokumentów firmy w wersji najbardziej aktualnej (lub, w razie potrzeby, dowolnej innej uprzednio zarchiwizowanej). Przy czym na czas odnalezienia dokumentu nie ma żadnego wpływu data powstania – tyle samo zajmie odszukanie dokumentu sprzed miesiąca, co sprzed roku. Każdy dokument wprowadzany do systemu jest opisywany zgodnie z ustalonym schematem za pośrednictwem elektronicznego formularza. Ponadto można w intuicyjny sposób tworzyć połączenia między dokumentami, a także wprowadzać bezpośrednie odnośniki do stron internetowych (hiperłącza). Publikacja dokumentu, lub jego kolejnej wersji zawsze wiąże się powiadomieniem automatycznie wysyłanym przez system do wszystkich osób powiązanych z danym dokumentem. Odrębnym rodzajem dokumentu jest "Projekt". Tylko osoba posiadająca stosowne uprawnienia może zatwierdzić projekt i tym samym sprawić, aby był widoczny w systemie jak każdy inny dokument. Projekt pozwala sensownie zgrupować wszystkie elektroniczne dokumenty z nim związane, czego efektem jest przyspieszenie prac projektowych, oraz zmniejszenie ryzyka błedów wynikających z edytowania nieaktualnej już wersji dokumentu.

Jedną z głównych zalet systemu "Baza Dokumentów" jest jego międzyplatformowość, wynikająca z faktu, że został napisany w uniwersalnym języku Java. Oznacza to, że funkcję stacji roboczej może pełnić każdy komputer podłączony do Internetu, bez względu na zainstalowany w nim system operacyjny. Ponadto aplikacja może być ciągle modyfikowana lub rozbudowywana, a wszelkie aktualizacje wykonują się automatycznie. Dodatkowo istnieje możliwość przeglądania zgromadzonych zasobów przy wykorzystaniu tylko i wyłącznie przeglądarki internetowej na komputerze, w którym z jakichś powodów nie zainstalowano oprogramowania wymaganego do w pełni funkcjonalnego działania systemu. Z kolei centralna baza danych, w której gromadzone są wszystkie dokumenty (zarówno aktualne, jak i archiwalne), jest bazą typu MySQL. Wszystkie wyżej wymienione cechy sprawiają, że koszt zakupu i wdrożenia "Bazy Dokumentów" jest znacznie niższy od wielu innych konkurencyjnych produktów o zbliżonych możliwościach.

Niezwykle użyteczną funkcję pełni zaimplementowany system kontroli wersji. Działa w ten sposób, że próba zapisu dokumentu po dokonaniu jakiejkolwiek zmiany, spowoduje wyświetlenie okna dialogowego. Zostaniemy w nim zapytani, czy wprowadzone przez nas zmiany mają zostać zapisane w nowej wersji dokumentu. Kliknięcie "TAK" oznacza, że stara wersja zostanie zarchiwizowana (włącznie z załączonymi plikami) i od tej pory będziemy pracować na nowej kopii dokumentu. Dostęp do historii wersji i ich podglądu jest możliwy zarówno z poziomu aplikacji (okno "Publikacja" wybranego dokumentu), jak i z poziomu przeglądarki internetowej.

Bardzo ważnym elementem systemu jest możliwość intuicyjnego tworzenia powiązań między dokumentami. Nie ma w tym względzie żadnych ograniczeń – połączeń wychodzących z danego dokumentu może być dowolna ilość. Takie rozwiązanie ułatwia przemieszczanie się między dokumentami pośrednio lub bezpośrednio związanymi ze sprawą, którą się aktualnie zajmujemy. Dodatkową funkcjonalnością jest kompatybilność z systemem SRW. Z poziomu aplikacji "Baza Dokumentów" można łatwo pobierać dane dokumentów SRW, aby tworzyć do nich połączenia. Do każdego dokumentu można ponadto przypisywać hiperłącza – np. do stron internetowych zawierających informacje przydatne przy redakcji dokumentu, bądź realizacji zawartych w nim poleceń.

Użyteczność "Bazy Dokumentów" zwiększa szczegółowy system uprawnień przydzielanych poszczególnym użytkownikom. Istnieje sześć rodzajów czynności, których wykonywanie można umożliwić, bądź uniemożliwić każdemu użytkownikowi z osobna – najczęściej w zależności od zajmowanego przez daną osobę stanowiska lub piastowanej funkcji. Wśród nich znajdują się: publikacja dokumentów, tworzenie nowego projektu, administracja aplikacją i inne. Ponadto można określić zakres uprawnień do publikacji, czyli w ramach jakich działów, departamentów, itp., może operować dany użytkownik. Takie rozwiązanie skutecznie chroni przed różnego rodzaju pomyłkami, oraz przekraczaniem kompetencji, gdyż system blokuje te funkcje, które ze względu posiadane uprawnienia nie powinny być wykorzystywane przez danego użytkownika. Oczywiście osoba z uprawnieniami administratora aplikacji może w razie potrzeby dowolnie modyfikować uprawnienia zarówno swoje, jak i pozostałych użytkowników.

Niektóre elementy aplikacji można dostosowywać do własnych, często dynamicznie zmieniających się, potrzeb. Do nich należy odtworzenie struktury firmy – podziału na działy, pododdziały, itd., aby móc w zorganizowany sposób przyporządkowywać dokumenty i projekty do odpowiednich departamentów. Innym konfigurowalnym elementem jest lista typów dokumentów, jakie będą gromadzone w systemie. Jest ona ściśle związana z profilem działalności instytucji wdrażającej – inne rodzaje dokumentów są przetwarzane w urzędzie, a inne w firmie szkoleniowej realizującej projekty unijne. Ponadto, w zależności od procedur związanych z obiegiem dokumentów oraz przyjętej nomenklatury, mogą wystąpić różnice w określeniach statusu dokumentu (aktualny, archiwalny, itd.). W zależności od zmieniających się warunków wymienione wyżej elementy można w każdej chwili dowolnie modyfikować. Przykładowo jeśli nasza firma się rozwija, to niewykluczone, że w przyszłości struktura firmy powiększy się o kolejny dział i wówczas można łatwo zaktualizować aplikację nanosząc odpowiednie poprawki.

Użytkownicy systemów publikacji dokumentów są niemal jednomyślni w entuzjastycznych opiniach na temat korzyści jakie przyniosło za sobą wdrożenie systemu w ich firmie. Przeważnie podkreślany jest szybszy, sprawniejszy obieg dokumentów, oraz wygodniejszy dostęp do archiwalnych publikacji. Ponadto zwraca się uwagę na ułatwione wprowadzanie nowego pracownika, który nie musi już desperacko przegrzebywać stosów teczek porozrzucanych po całym biurze w poszukiwaniu dokumentu, z którym powinien się zapoznać. Dość często spotykanym zjawiskiem przy wdrażaniu systemu publikacji dokumentów jest początkowo sceptyczne nastawienie pracowników (naturalna reakcja), które przeważnie niedługo potem ulega zmianie, nierzadko diametralnej. Wśród wielu korzyści ze stosowania systemu pracownicy zwracają m.in. uwagę na łatwiejsze tworzenie nowych dokumentów poprzez ułatwiony dostęp do gotowych wzorców.