Obieg dokumentów - informacje
Nikogo dzisiaj nie trzeba przekonywać, że wraz z rozwojem społeczeństwa informacyjnego najcenniejszym towarem stała się informacja, której wartość jest co najmniej równoważna, a często nawet przewyższa wartość dóbr materialnych. W związku z tym szczególne znaczenie ma przesyłanie, przetwarzanie oraz przechowywanie informacji. Nowoczesne przedsiębiorstwo, które walczy o utrzymanie lub zdobycie lepszej pozycji na rynku, inwestując w rozwój infrastruktury wewnętrznej pod kątem zarządzania informacją nie tyle zwiększa swoje szanse, co wręcz chroni się przed nieuchronną klęską w przypadku zaniedbania usprawnień na tym polu. Tradycyjny, papierowy obieg dokumentów stopniowo ustępuje miejsca elektronicznemu, który wiąże się z niesamowitym usprawnieniem przesyłania, przetwarzania oraz przechowywania informacji i przeciwko któremu trudno znaleźć sensowne argumenty. Systemy elektronicznego obiegu dokumentów są już właściwie standardem w poważnych przedsiębiorstwach. Coraz więcej małych i średnich firm również docenia zalety takiego rozwiązania. Ponadto w niedalekiej przyszłości system elektronicznego obiegu dokumentów obejmie całą sieć administracji publicznej. Już dziś jest stosowany w wielu urzędach (przykładowo Urząd Służby Cywilnej wdrożył elektroniczny system obiegu dokumentów, dok-Navigator firmy Compare).
Założenia
System elektronicznego obiegu dokumentów zakłada umniejszanie roli papieru jako nośnika danych na rzecz zapisu cyfrowego. Ostatecznym stadium rozwoju takiego systemu jest całkowita rezygnacja z papierowej formy dokumentu. Oczywiście na dzień dzisiejszy nie jest jeszcze możliwe całkowite wyrzeczenie się tradycyjnych metod przechowywania informacji (wynika to z różnych względów, ale przeważnie związane jest z czynnikiem ludzkim, np. utrwalonymi nawykami), jednak każdy krok w tym kierunku owocuje znacznym usprawnieniem funkcjonowania przedsiębiorstwa czy też instytucji. Dzięki wykorzystaniu możliwości jakie dają współczesne komputery, system elektronicznego obiegu dokumentów przyspiesza i automatyzuje wiele czynności, równocześnie zmniejszając, a często nawet całkowicie eliminując ryzyko popełnienia błędu (np. w przypadku numeracji dokumentów).Klasyfikacja
System elektronicznego obiegu dokumentów umożliwia klasyfikację i segregację elektronicznych wersji dokumentów w całkowicie dowolny, definiowany przez użytkownika sposób. Forma dokumentu nie jest w żadnych sposób ograniczana - rolę dokumentu może pełnić zarówno zeskanowany obraz papierowej wersji, plik edytora tekstu Word, wiadomość e-mail albo dowolny inny zapis w postaci zrozumiałej dla komputera.Jednym z podstawowych, naturalnych sposobów klasyfikacji jest podział na dokumenty przychodzące, wychodzące i wewnętrzne. Można także dokonać dekretacji wprowadzanego dokumentu, czyli przypisania go do odpowiedniego działu. Lista dostępnych działów zwykle definiowana jest na początku pracy z programem w kształcie dostosowanym do struktury i potrzeb przedsiębiorstwa. Ponadto niezależnie od powyższych sposobów klasyfikacji dokument dotyczący konkretnej sprawy może zostać z nią powiązany za pomocą odpowiedniego pola. Spośród wielu innych narzędzi służących do standardowej klasyfikacji i segregacji dokumentów warto wspomnieć jeszcze pole "Temat", które zawiera informacje o temacie/rodzaju sprawy, której dotyczy dany dokument, różnorodne pola terminów związanych z dokumentem (np. data wpisu) oraz pola przechowujące dane korespondenta (tzn. adresata lub nadawcy). Kolejnym, bardziej spersonalizowanym od wyżej wymienionych, sposobem grupowania dokumentów są tzw. pakiety. Każdy użytkownik tworzy swoje własne pakiety, stosownie do preferowanej (lub po prostu specyficznej dla pełnionego stanowiska) organizacji pracy. Definicja pakietu obejmuje jego nazwę oraz krótki opis (np. Faktury VAT; Zawiera wszystkie pisma dot. faktury VAT).
Wyszukiwanie
Ze względu na specyfikę zapisu cyfrowego wyszukanie wszystkich dokumentów związanych z konkretną sprawą/miejscem/osobą/itd. jest niesamowicie proste i szybkie - całą pracę wykonuje komputer w oparciu o zdefiniowane kryteria, przeszukując opisy dokumentów zgromadzonych w systemie. W skutek tego cały proces trwa maksymalnie kilkanaście sekund, z czego i tak lwią część zajmuje definiowanie kryteriów przez użytkownika - komputer swoją część pracy wykonuje błyskawicznie.O charakterze widocznych dokumentów decydują kryteria wyszukiwania określane za pomocą filtra. Modyfikując ustawienia filtra użytkownik szybko odnajdzie każdy potrzebny mu dokument lub grupę dokumentów. Praktycznie każda zapisana w systemie informacja o dokumencie może posłużyć jako kryterium wyszukiwania. Wśród nich są m.in.: status dokumentu, daty, dekretacja, rodzaj sprawy, dane korespondenta i inne. Mimo że tych danych jest wiele, nie oznacza to, że za każdym razem trzeba określać wszystkie rodzaje kryteriów: pola formularza do definiowania kryteriów zawierające informacje, których nie ma potrzeby uwzględnić przy wyszukiwaniu zwykle można pozostawić niewypełnione.
Powiadomienia
Bardzo przydatną cechą elektronicznego obiegu dokumentów jest system automatycznych powiadomień. Przykładowo można ustawić, aby osoba bezpośrednio lub pośrednio (np. kierownik) zainteresowana daną sprawą otrzymała wiadomość o zbliżającym się terminie ważności, jego upłynięciu, o zamknięciu sprawy lub o innych zdarzeniach z nią związanych, jeśli tylko będzie to potrzebne.Raporty
Rozbudowane funkcje generowania różnego rodzaju raportów i zestawień ułatwiają zarządzanie i monitorowanie pracy przedsiębiorstwa zarówno w makroskali czy też na poziomie działów, jak i w odniesieniu do konkretnych pracowników. Pozwala to m.in. błyskawicznie zlokalizować tzw. "wąskie gardła" i podjąć odpowiednie kroki w celu ich wyeliminowania, a co za tym idzie optymalizacji i udoskonaleniu działania przedsiębiorstwa.Bezpieczeństwo
Nie bez znaczenia jest też fakt, że wprowadzenie dokumentu do systemu elektronicznego obiegu dokumentów eliminuje prawdopodobieństwo zagubienia go praktycznie do zera. Przed zgubnymi skutkami awarii i nieszczęśliwych wypadków chronią natomiast regularnie wykonywane kopie bezpieczeństwa zasobów systemu. Takie elektroniczne kopie nie tylko zajmują o wiele mniej miejsca (przykładowo na jednej płycie CD można zmieścić zawartość kilku szaf dokumentów), ale również koszt i czas ich wykonania jest o wiele mniejszy niż przy użyciu tradycyjnych metod.Perspektywa
W dalszej perspektywie rozwoju społeczeństwa informacyjnego systemy elektronicznego obiegu dokumentów to konieczność - prędzej czy później wejdą do powszechnego użytku (porównaj z ideą tzw. e-Government). A podmioty, które zbyt długo będą trwały przy tradycyjnych metodach mogą przeoczyć krytyczny moment i zniknąć z rynku.
zadaj pytanie >>