System Obsługi Zakupów - elektroniczne wsparcie dla zaopatrzenia

Faza ożywienia w cyklu koniunkturalnym i związane z nią wzrosty współczynników produkcji oraz popytu często usypiają czujność przedsiębiorstw. Nabieramy niemal pewności, że wzrost gospodarczy, który jest naszym udziałem, będzie długotrwały. Uzyskiwane w tej fazie cyklu zwiększone zyski są źródłem środków finansowych, które pozwalają firmom inwestować w nowe technologie związane z produkcją dóbr i usług. Jednocześnie z myślą o przyszłości należy pamiętać o redukcji kosztów - szczególnie że faza ożywienia gospodarczego charakteryzuje się wzrostem cen. Wzrost ten dotyczy zarówno ceny sprzedaży naszych produktów - a więc przychodów, jak i ceny zakupu materiałów i usług - a więc naszych kosztów. Aby zmaksymalizować zysk i poprawić kondycję finansową firmy, a w perspektywie jej konkurencyjność musimy równocześnie myśleć o stronie przychodowej oraz o stronie kosztowej naszej działalności.

Najczęściej firmy poszukują rezerw rozwojowych kładąc główny nacisk na poprawę sprzedaży nie doceniając potencjału tkwiącego we własnym systemie zakupów. Dopiero pogarszająca się sytuacja rynkowa sprzyja redukcji kosztów często "po równo", często według odgórnych normatywów, przynosząc firmie zwykle więcej strat niż korzyści. Tymczasem redukując koszty powinniśmy myśleć o przyszłości, a nie o korzyściach chwilowych, tymczasowych i koniunkturalnych właśnie.

Ograniczając koszty myślmy o jakości, bo to jej faktycznie klient poszukuje i z niej wypływają zyski dla firmy. Globalizacja procesów gospodarczych, globalizacja rynków, szybki przepływ informacji tworzą pewien chaos, lecz jak twierdzi Peter F. Drucker "tam gdzie inni widzą chaos, spróbuj odszukać system i stwórz z niego przewagę konkurencyjną". Jego słowa nabierają znaczenia szczególnie dziś, gdy mówi się tyle o zmianie, burzliwym otoczeniu, niepewności.

Gotowym i sprawdzonym produktem, który "odszukał i uporządkował system" jest "System Obsługi Zakupów". SOZ to proste, łatwe i szybkie we wdrożeniu narzędzie z grupy systemów zarządzania łańcuchem dostaw (Supply Chain Management). Dedykowany jest do działów zaopatrzenia firm, wspiera i kontroluje proces podejmowania decyzji o wszelkiego rodzaju zakupach (w tym inwestycyjnych) i dostawach.

System pracuje w oparciu o zdefiniowany proces biznesowy, który gwarantuje wysoką jakość realizacji całego zadania. Proces ten określa wzajemne zależności pomiędzy uczestnikami procesu zakupowego oraz sprawuje nadzór nad właściwym wykonaniem wszystkich czynności (rejestracja propozycji dostawców, rozesłanie zapytań, wybór oferty, złożenie zamówienia, rejestracja i ocena dostawy).

Korzystanie z SOZ pozwala skrócić czas planowania i realizacji zakupów do niezbędnego minimum, jednocześnie ułatwiając wybór najkorzystniejszej oferty. Dzięki temu firma osiąga wiele korzyści: redukcję kosztów zakupu (uważa się że ok. 3-8% wartości zakupów), redukcję kosztów pracy (można zatrudnić mniej pracowników), poprawę jakości zamawianych towarów i usług, skrócenie okresu zamówienia co wiąże się z ograniczeniem poziomu zapasów i pozwala firmie zaangażować mniejszy poziom aktywów, błyskawiczną reakcję na sygnały z rynku dla całej firmy.

Działania użytkownika zostają zapamiętane w systemie dzięki czemu powstaje baza danych możliwa do wykorzystania przez obecnych i przyszłych pracowników firmy, co jest bardzo istotne przy dzisiejszej fluktuacji zatrudnienia i trudności w pozyskaniu nowych, doświadczonych pracowników. Rozbudowany system monitoringu i raportów zaimplementowany w SOZ ułatwia sprawne zarządzanie przedsiębiorstwem. Umożliwia wgląd w historię zakupów każdego oddziału oraz kontrolowanie wydatków budżetowych na bieżąco. Pozwala również na śledzenie efektywności poszczególnych pracowników i ułatwia wychwycenie różnego rodzaju nieprawidłowości. Wspomaga także centralne zarządzanie. W oparciu o dane napływające do SOZ, łatwiej jest opracować, kontrolować i optymalizować system budżetowania zarówno w skali przedsiębiorstwa, jak i poszczególnych komórek.

Wdrożenie "Systemu Obsługi Zakupów" związane jest z kosztem, który amortyzuje się w krótkim horyzoncie czasowym, dając firmie sprawne i proste narzędzie, które poprawia jej konkurencyjność poprzez możliwość wyboru z szerokiej oferty rynkowej najlepszych rozwiązań.

Podstawowe korzyści z wdrożenia SOZ w przedsiębiorstwie to:

Życząc Państwu sukcesów oraz jak największego udziału w rynku poprzez wzrost konkurencyjności zapraszamy...