System Obsługi Zakupów - elektroniczne wsparcie dla zaopatrzenia

System Obsługi Zakupów służy do pełnego zintegrowania w obrębie przedsiębiorstwa przepływu informacji związanych z zaopatrzeniem i co za tym idzie scentralizowania zakupów. Dedykowany do działów logistycznych firm, wspiera i kontroluje proces podejmowania decyzji o zakupach i dostawach. Szczególnie przydatny jest dla logistyków/zaopatrzeniowców, którzy realizują częste zakupy szerokiego asortymentu towarów u wielu dostawców. System jest przeznaczony w szczególności dla przedsiębiorstw o strukturze wielooddziałowej i rozproszonej lokalizacji, ale sprawdza się doskonale wszędzie tam, gdzie w związku z zaopatrzeniem realizowanych jest wiele różnych zakupów.

Wszystkie dane gromadzone są w bazie danych umieszczonej na serwerze scalającym cały system. Dzięki temu w dowolnym momencie każdy użytkownik ma dostęp do wszystkich informacji zgromadzonych do tej pory w systemie. Ilość oddziałów przedsiębiorstwa, oraz ich rozproszenie, nie wpływa w żaden sposób na płynność działania. Ponadto oszczędności, jakie niesie za sobą wdrożenie Systemu Obsługi Zakupów, rosną wprost proporcjonalnie do wielkości przedsiębiorstwa. Wynika to z faktu, że skuteczność działania systemu zwiększa się sukcesywnie w miarę przyrostu bazy danych. Czyli z każdym kolejnym zrealizowanym zakupem, wzrasta ilość informacji pozwalających na korzystniejszy dobór dostawców, oraz wynegocjowanie lepszych warunków przy następnym zakupie. Dzięki temu procesy związane z zaopatrzeniem ulegają ciągłej optymalizacji pod względem czasu i kosztów.

System Obsługi Zakupów jest rozwiązaniem z grupy systemów zarządzania łańcuchem dostaw (SCM - Supply Chain Management). Składa się z serwera (centralnego komputera gromadzącego i udostępniającego dane spływające do systemu), oraz stacji roboczych (komputerów z zainstalowaną specjalną aplikacją). Do komunikacji pomiędzy serwerem a komputerami użytkowników wykorzystywana jest wewnętrzna sieć przedsiębiorstwa lub Internet, dzięki czemu niezależnie od skali wdrożenia przepływ danych w systemie jest natychmiastowy. Serwer systemu przygotowano na platformy Windows, Linux i Unix. Klient systemu (aplikacja użytkownika) przeznaczony jest na stacje robocze z systemem operacyjnym Windows.

Przewaga skomputeryzowanego Systemu Obsługi Zakupów nad tradycyjnymi sposobami organizacji zaopatrzenia nie podlega dyskusji. Logistyk/zaopatrzeniowiec, który pracuje w zwykłym przedsiębiorstwie przygotowując zakup w tradycyjny sposób musi wykonać bardzo wiele czynności (zbędnych przy zastosowaniu SOZ), jeśli chce, aby zakup został dokonany na możliwie najkorzystniejszych warunkach. Powinien pozbierać informacje na temat podobnych zamówień dokonywanych w przeszłości zarówno w swoim oddziale, jak i we wszystkich pozostałych oddziałach przedsiębiorstwa, ewentualnie samodzielnie poszukać dostawców realizujących zamówienia na potrzebny towar. Następnie powinien do kilku wybranych dostawców napisać zapytania ofertowe, wysłać je i dopiero po zebraniu odpowiedzi podjąć decyzję o wyborze jednego z nich. Widać wyraźnie, że bardzo czasochłonnym etapem tego procesu jest zbieranie informacji. System Obsługi Zakupów skraca ten czas do niezbędnego minimum. W SOZ szczegółowa historia i raporty wszystkich zakupów danego produktu realizowanych we wszystkich oddziałach przedsiębiorstwa dostępna jest za pomocą kilku kliknięć myszą. Podobnie żmudne przygotowywanie zapytań ofertowych, a w konsekwencji zamówień, wykonywane jest przez System automatycznie - użytkownik może wygenerować na żądanie dowolne zapytanie/zamówienie i wysłać do wybranych dostawców. Cała ta operacja nie zajmie nawet minuty. Ponadto działania logistyka/zaopatrzeniowca zostają zapamiętane w Systemie i jeśli np. wprowadził do bazy nowego dostawcę, to będzie on od razu dostępny dla wszystkich użytkowników Systemu. Powyższy opis stanowi nieco uproszczony przykład wykorzystania możliwości SOZ. W rzeczywistości System udostępnia znacznie więcej pożytecznych funkcji wspomagających procesy związane z zaopatrzeniem przedsiębiorstwa.

System Obsługi Zakupów działa w oparciu o schemat decyzyjny - definicję procesu zaopatrzeniowego opracowywaną na etapie wdrażania produktu, zgodnie ze specyfiką i wymaganiami danego przedsiębiorstwa. Każdy proces zostaje sprowadzony do postaci sekwencji węzłów (inaczej etapów). Dla każdego węzła procesu definiuje się użytkowników procesu, zadania do wykonania oraz możliwe kierunki nadania sprawie dalszego biegu. Ponadto można określić maksymalny czas przeznaczony na wykonanie zadań danego węzła, po którego upływie system automatycznie podejmuje dodatkowe działania, np. powiadomienie mailem. Aplikacja użytkownika może być sterowana bezpośrednio z procesu. W takim przypadku użytkownik będzie mógł wprowadzać wyłącznie zmiany przewidziane w tym węźle - wszystkie inne funkcje będą zablokowane, co zmniejsza ryzyko pomyłek i przyspiesza działania. Przykładowo, jeśli użytkownik powinien wybrać dostawcę, zostanie o to poproszony, a pozostałe funkcje interfejsu zostaną zablokowane. Z taką filozofią spotkasz się w Systemie Obsługi Zakupów na każdym kroku.

Wszystkie informacje i pliki powiązane z konkretnym procesem zawarte są w tzw. teczce. Reprezentuje ona stan procesu, w jakim się aktualnie znajduje. W celu uproszczenia obsługi i ograniczenia możliwości popełnienia błędu w określonym momencie użytkownik ma dostęp tylko do tych teczek, którymi powinien się zająć. Zazwyczaj po wykonaniu wszystkich zadań teczka jest przekazywana do kolejnego węzła procesu (może to oznaczać, że zostanie przekazana innemu użytkownikowi). W przypadku wystąpienia nieprzewidzianych trudności stosuje się określoną na etapie wdrażania procedurę awaryjną (na przykład zwrot teczki z odpowiednią adnotacją). Teczki wraz całą zawartością przechowywane są nie w komputerze użytkownika, lecz na serwerze, który pracuje 24h na dobę. Stamtąd też pobierane są każdorazowo w razie potrzeby. Dzięki takiemu rozwiązaniu na przepływ informacji wewnątrz systemu nie ma wpływu wyłączenie lub awaria dowolnego komputera użytkownika.

W Systemie Obsługi Zakupów teczka powiązana jest ściśle z Kartą Zapotrzebowania Materiałowego (KZM), służącą do rejestracji zamówień. Do KZM wprowadzane są m.in. informacje o zamawianych towarach (specyfikacja, gabaryty, itd.) oraz dostawcach (proponowane ceny, procedury składania zamówienia, ocena zrealizowanej dostawy, i in.). Często wypełnianie pól KZM można zautomatyzować korzystając z zamówień zgromadzonych w systemie - tzn. jeśli w przeszłości był realizowany identyczny lub podobny zakup, to można użyć go jako podstawy przy wprowadzaniu nowego. Innym sposobem jest "wyciągnięcie" już zdefiniowanego zamówienia z dodatkowego modułu "SOZ-Zapotrzebowania", który służy do wprowadzania i akceptowania nowych zapotrzebowań. Zarówno wstępny wybór, jak i podejmowanie ostatecznej decyzji wspomagają różnego rodzaju raporty, tworzone w oparciu o zgromadzone dotychczas dane. Wraz z każdym kolejnym zakupem zrealizowanym przy wsparciu Systemu Obsługi Zakupów baza danych gromadzonych na serwerze powiększa się i staje bardziej dokładna, co w konsekwencji przyczynia się do coraz wydajniejszego działania całego Systemu i tym samym zwiększa efektywność procesu organizacji zaopatrzenia.

Podgląd danych historycznych i raportów odnoszących się do wcześniej zrealizowanych zamówień, jak i danych aktualnych, wspomaga proces wyboru najlepszego dostawcy. System Obsługi Zakupów oferuje bardzo wygodny dostęp do różnorodnych informacji związanych z zaopatrzeniem - w tym obowiązkowej ewaluacji zamówień realizowanych w przeszłości. Obowiązkowej, ponieważ końcowym etapem procesu dokonywania zakupu jest zawsze ocena jakości zrealizowanej dostawy (lub stwierdzenie jej braku). Dzięki temu wgląd w dowolne zamówienie z przeszłości pozwala nam sprawdzić m.in. czy termin realizacji dostawy był zgodny z określonym w zamówieniu, czy były reklamacje związane z dostawą (a jeśli tak, to jakie?), oraz czy ogólna ocena jakości dostawy była pozytywna. Gromadzone oceny dostaw są ponadto kojarzone z firmą realizującą dostawę, więc można również przejrzeć historię współpracy z wybranym dostawcą.

Raporty można wykonywać zarówno dla danych archiwalnych, jak i spraw bieżących, aktualnie przetwarzanych w systemie. Generowanie wszelkich raportów ułatwiają narzędzia służące ograniczeniu wyświetlanych wyników według różnorodnych kryteriów (np. data utworzenia, branża towarowa, dostawca). System zapewnia szeroką prezentację informacji na różnych poziomach szczegółowości, łącznie ze śladowaniem, czyli odtworzeniem historii poszczególnych spraw. Ponadto System Obsługi Zakupów umożliwia wygodne przeglądanie i sortowanie raportów wewnątrz programu, oraz eksportowanie ich do arkusza kalkulacyjnego Excel w celu dalszego przetwarzania danych.

Raporty mogą dotyczyć nie tylko zamawianych towarów, ale również aktywności użytkowników (czasów logowania do systemu, czasów załatwiania i przekazywania spraw, wydawanych opinii i uwag). Raporty i historia zakupów umożliwiają nieustanne doskonalenie procedur związanych z zaopatrzeniem przedsiębiorstwa.

System Obsługi Zakupów potrafi w oparciu o wprowadzone dane automatycznie generować zamówienia i zapytania ofertowe. W razie potrzeby można wygenerować dokument w innym języku niż polski. Za wygląd zapytania/zamówienia odpowiedzialny jest wzorzec (szablon) dołączony przez użytkownika. Zapisane w postaci plików lub wydrukowane zamówienia/zapytania są praktycznie gotowe do wysyłki (pocztą tradycyjną lub elektroniczną - w tym przypadku nie trzeba szukać adresu e-mail dostawcy, wystarczy kliknąć przycisk "Wyślij e-mail"). Wszystkie wygenerowane zapytania i zamówienia ofertowe, niezależnie od rodzaju pliku i sposobu wykorzystania, pozostają zarchiwizowane w systemie i w razie potrzeby można się do nich odwołać w dowolnym momencie.

System Obsługi Zakupów w maksymalnym stopniu upraszcza i przyspiesza cały proces dokonywania zakupu - od zgłoszenia zapotrzebowania, aż po ewaluację zrealizowanej dostawy. Prowadzi to do znacznego obniżenia całkowitych kosztów obsługi procesu zaopatrzenia, przy jednoczesnym zwiększeniu jego efektywności.