SOZ-Zapotrzebowania - elektroniczna kontrola zakupów inwestycyjnych

Moduł "SOZ-Zapotrzebowania" początkowo stanowił fragment zaawansowanego systemu aplikacji służących do komputerowego wspomagania procesów zaopatrzeniowych i zakupów inwestycyjnych przedsiębiorstwa. Na skutek ciągłego rozwoju systemu moduł niejako usamodzielnił się i z powodzeniem jest wdrażany jako odrębny produkt wszędzie tam, gdzie zbytecznym byłoby wprowadzanie znacznie bardziej rozbudowanego Systemu Obsługi Zakupów.

Zadaniem aplikacji jest usprawnienie w obrębie przedsiębiorstwa przepływu informacji związanych z zapotrzebowaniami zgłaszanymi przez poszczególne komórki. Wykorzystanie centralnej bazy danych, która przechowuje wszystkie zasoby powstające w trakcie pracy z programem, pozwala automatycznie scalać, kategoryzować i segregować informacje spływające z wszystkich oddziałów firmy. Zintegrowany mechanizm opiniowania i akceptacji zapotrzebowań usprawnia i przyspiesza procesy decyzyjne. W konsekwencji prowadzi to do oszczędności czasu, a także ułatwia kontrolę i racjonalizację wydatków przedsiębiorstwa.

System przeznaczony jest do wykorzystania w sieci przedsiębiorstwa. Serwer systemu (komputer gromadzący wprowadzane dane) przygotowano na platformy Windows, Linux i Unix. Klient systemu (aplikacja użytkownika) przeznaczony jest na stacje robocze z systemem operacyjnym Windows.

Moduł "SOZ-Zapotrzebowania" służy automatyzacji procedur zgłaszania i opiniowania zapotrzebowań na dany towar oraz ich akceptacji lub odrzucenia przez osoby do tego uprawnione. Cały proces przebiega zgodnie z procedurami ustalonymi w przedsiębiorstwie, do których aplikacja zostaje odpowiednio dostosowana na etapie wdrażania. Zgłoszone i zatwierdzone zapotrzebowania w odpowiednim czasie zostają oznaczone jako zrealizowane.

Działanie modułu "SOZ-Zapotrzebowania" polega na komputeryzacji procesów biznesowych związanych z obiegiem informacji dotyczących deklarowanych zapotrzebowań. Każda komórka organizacyjna przedsiębiorstwa może zgłaszać własne zapotrzebowania (np. na zakupy inwestycyjne) za pośrednictwem modułu. Formularz zapotrzebowania zawiera m.in. takie informacje jak: nazwa produktu, gabaryty, ilość sztuk, atest, preferowana data dostawy i uwagi własne. Wypełnianie formularza samo w sobie jest prostą i intuicyjną czynnością, a dodatkowo może zostać zautomatyzowane poprzez wyciągnięcie podobnego zapotrzebowania z bazy danych i modyfikację tylko niektórych pól (np. ilość, kolor). Dodatkowo istnieje możliwość dołączania do zapotrzebowań załączników. Załącznikami moga być dowolne pliki.

Wypełniony formularz zapotrzebowania jest przesyłany do osoby odpowiedzialnej za weryfikację zapotrzebowań. Wystarczy kliknąć przycisk "Do akceptacji", a system przekieruje formularz do właściwej osoby (lub osób). Wysyłający cały czas ma możliwość podglądu stanu swojego zapotrzebowania i w przypadku niepokojąco wydłużającego się czasu oczekiwania na odpowiedź może przedsięwziąć odpowiednie kroki. Osoba decyzyjna może zaakceptować zapotrzebowanie, zwrócić do modyfikacji lub odrzucić całkowicie. Jeśli jednak nie czuje się w pełni kompetenta, aby podjąć decyzję lub nie posiada do tego wystarczającj ilości danych, może przesłać zapotrzebowanie do zaopiniowania przez właściwe osoby i dopiero w oparciu o nowe dane podjąć decyzję odnośnie akceptacji. Niezależnie od tego może też dołączyć do zapotrzebowania własne uwagi. Brak konieczności wykorzystywania innego medium (np. telefonu czy e-maila) jako kanału komunikacyjnego powoduje, że przeważnie wszystkie informacje związane ze zgłoszeniem zapotrzebowania zostają zachowane w systemie i w razie potrzeby można się w przyszłości do nich odwoływać.

Moduł "SOZ-Zapotrzebowania" upraszcza i przyspiesza proces organizacji zakupów inwestycyjnych - od zgłoszenia zapotrzebowania, poprzez procesy decyzyjne, aż po rejestrację zrealizowanej dostawy. Z jego pomocą budżetowanie, kontrola wydatków, sensowne planowanie zakupów stają się znacznie prostsze niż przy użyciu tradycyjnych metod.